Politique de confidentialité

Comment La Box d’Experts collecte, utilise, protège et conserve les données personnelles dans le cadre de son site, de sa box gratuite La Box d’Experts IA, de ses rendez-vous, de son support et de sa prospection professionnelle, ainsi que lorsqu’elle met en service la box IA (LABOxIA) chez ses clients.

Cette politique complète les CGU, les CGV, les mentions légales et, lorsque le Client traite des données personnelles via LABOxIA, l’annexe de sous-traitance RGPD.

1. Objet de la politique

La présente Politique de confidentialité explique comment SAS LABOXDEXPERTS (« La Box d’Experts ») collecte, utilise, protège, conserve et partage les données personnelles dans le cadre de son site, de son écran d’inscription, de la box gratuite La Box d’Experts IA (ci-après « la box gratuite »), des rendez-vous offerts, de son support, de sa prospection professionnelle et de ses services associés, dont la mise en service de la box IA (LABOxIA).

Elle s’applique aux visiteurs du site, aux dirigeants qui reçoivent la box gratuite, aux prospects, clients, administrateurs, utilisateurs autorisés, partenaires et interlocuteurs professionnels de La Box d’Experts.

2. Identité et rôles en matière de données

Le responsable des traitements décrits ici est SAS LABOXDEXPERTS, société par actions simplifiée dont le siège social est situé 47 rue Vivienne, 75002 Paris, France (RCS Paris 108 133 703 — informations complètes dans les mentions légales). Elle est responsable des traitements réalisés pour ses propres besoins, notamment la gestion du site et de la box gratuite, des rendez-vous, des comptes clients, de la relation commerciale, de la facturation, du support, de la sécurité et de la prospection B2B.

La plateforme LABOxIA, sur laquelle la box IA est construite, est conçue et éditée par SAS Smartisia (siège : 9 rue Pierre Marinier, 97438 Sainte-Marie, France ; SIREN 942 228 305). Les inscriptions et les demandes envoyées depuis l’écran d’inscription et la box gratuite sont reçues dans LABOxIA : Smartisia agit alors pour le compte de La Box d’Experts.

Lorsque le Client utilise LABOxIA pour importer, structurer, analyser, classer ou exploiter des données relatives à ses propres collaborateurs, clients, prospects, fournisseurs, partenaires ou dossiers métier, le Client agit en principe en qualité de responsable de traitement. La Box d’Experts et l’éditeur de la plateforme agissent alors en qualité de sous-traitants, uniquement sur instruction du Client et dans les limites prévues par les documents contractuels applicables.

3. La box gratuite La Box d’Experts IA et son écran d’inscription

Cette section dit exactement ce que reçoit La Box d’Experts quand un dirigeant demande et ouvre sa box.

• À l’inscription : le prénom et l’adresse e-mail saisis, la question qui a amené le visiteur (par exemple « combien ça coûte ») et, le cas échéant, la campagne publicitaire d’origine.
• Pendant la lecture de la box : les chapitres et les outils ouverts, avec la date. Ces informations servent à envoyer le bon e-mail au bon moment.
• Ce que vous écrivez dans la box reste sur votre appareil : vos réponses, vos chiffres, vos documents et votre feuille de route sont conservés dans le stockage local de votre navigateur. Ils ne nous sont pas transmis. Seule exception : quand vous envoyez une demande de rendez-vous, votre feuille de route IA, votre chiffre et les questions que vous avez ouvertes l’accompagnent, sauf si vous décochez la case « Joindre ma feuille de route IA ».
• Si vous demandez un rendez-vous ou une offre : le nom, l’adresse e-mail, l’entreprise, le téléphone, les disponibilités et l’objet de la demande que vous saisissez, ainsi que, sauf si vous décochez la case prévue, votre feuille de route IA, votre chiffre et les questions que vous avez ouvertes.
• Les e-mails : votre adresse sert à vous envoyer la box, puis nos e-mails. Chaque e-mail contient un lien de désinscription.

Vous pouvez effacer à tout moment ce que la box garde sur votre appareil en effaçant les données du site dans votre navigateur.

4. Données concernées

Selon l’usage réalisé, La Box d’Experts peut traiter les catégories de données suivantes :

• données d’identification : nom, prénom, fonction, entreprise, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel lorsque celui-ci est communiqué ;
• données de compte : identifiants techniques, rôle, droits d’accès, statut du compte, historique de connexion ;
• données commerciales : demandes d’information, rendez-vous, démonstrations, échanges, devis, abonnements, facturation, suivi client ;
• données d’utilisation : chapitres et outils de la box gratuite ouverts, actions réalisées dans la plateforme, processus créés, étapes franchies, demandes suivies, paramètres, historiques techniques ;
• données documentaires : fichiers, documents, images, pièces jointes, métadonnées, noms de fichiers, catégories, extractions et informations contenues dans les documents importés dans LABOxIA ;
• données de support : messages envoyés au support, captures, diagnostics, échanges techniques, informations nécessaires à la résolution d’un incident ;
• données issues de l’IA : prompts, instructions, réponses générées, propositions de workflow, analyses, synthèses, extractions et journaux nécessaires au fonctionnement du service ;
• données de navigation : adresse IP, logs, stockage local strictement nécessaire, informations relatives au terminal, au navigateur et au parcours sur le site, selon les paramètres de consentement.

La Box d’Experts n’a pas vocation à collecter des données personnelles sensibles, sauf si le Client décide lui-même d’en importer dans son espace et dispose d’une base légale adaptée. Le Client doit éviter d’importer des données sensibles lorsque leur traitement n’est pas nécessaire à son usage métier.

5. Finalités et bases légales

Les traitements réalisés par La Box d’Experts pour ses propres besoins poursuivent les finalités suivantes :

6. Données traitées dans la box IA (LABOxIA)

Dans l’espace applicatif LABOxIA, les données sont traitées pour permettre au Client de créer, tester, utiliser et suivre ses processus métier. Ces traitements peuvent porter sur des demandes internes, des circuits de validation, des pièces jointes, des documents importés, des messages, des étapes, des rôles, des champs personnalisés et des historiques d’action.

Le Client détermine les données qu’il choisit d’intégrer dans LABOxIA. Il lui appartient d’informer les personnes concernées, de limiter les données au strict nécessaire, de définir les habilitations internes, de contrôler les durées de conservation et de s’assurer que ses usages sont licites.

Ces données sont traitées pour fournir le service, assurer la sécurité, maintenir l’application, résoudre les incidents, exécuter les fonctionnalités demandées et respecter les obligations contractuelles ou légales applicables.

7. Fonctionnalités d’intelligence artificielle

LABOxIA intègre des fonctionnalités d’intelligence artificielle destinées à assister les utilisateurs dans la création de workflows, la structuration de demandes, le classement documentaire, le renommage, l’extraction d’informations, la synthèse, la recherche ou l’analyse de documents.

Lorsque l’utilisateur sollicite une fonctionnalité IA, les données nécessaires à la demande peuvent être traitées par LABOxIA et, le cas échéant, par des prestataires techniques d’intelligence artificielle agissant pour les besoins du service.

Les principes suivants s’appliquent :

• limitation des données transmises aux éléments nécessaires à la fonctionnalité demandée ;
• absence de vente des données personnelles ;
• absence d’utilisation des Données Client pour entraîner des modèles tiers sans accord spécifique ou base contractuelle adaptée ;
• journalisation raisonnable des interactions nécessaires à la sécurité, au support, à la qualité du service ou à la preuve ;
• maintien d’un contrôle humain : les résultats IA doivent être vérifiés avant toute décision importante.

Les réponses générées par IA peuvent contenir des erreurs, omissions ou interprétations inexactes. LABOxIA ne doit pas être utilisée comme unique base de décision lorsqu’une décision produit des effets importants sur une personne, un contrat, une situation juridique, financière, RH ou réglementaire.

La box gratuite elle-même n’envoie aucune de vos réponses à un modèle d’IA : ses calculs se font dans votre navigateur.

8. Destinataires et sous-traitants

Les données personnelles peuvent être accessibles, dans la limite de leurs missions, aux destinataires suivants :

• personnel autorisé de La Box d’Experts, et l’expert qui conduit le rendez-vous que vous avez demandé ;
• SAS Smartisia, éditeur de la plateforme LABOxIA, qui reçoit les inscriptions et les demandes pour le compte de La Box d’Experts ;
• prestataires d’hébergement, stockage, infogérance, sauvegarde et sécurité ;
• prestataires d’intelligence artificielle, OCR, traitement documentaire ou automatisation, lorsque la fonctionnalité demandée le nécessite ;
• prestataires de paiement, facturation, comptabilité, e-mail, relation client, support, mesure d’audience ou communication ;
• conseils professionnels, commissaires aux comptes, experts-comptables, avocats ou autorités compétentes lorsque la loi l’exige ;
• utilisateurs autorisés du Client, selon les rôles et droits définis par le Client dans son espace.

La Box d’Experts sélectionne des prestataires présentant des garanties raisonnables de sécurité et de confidentialité. Les prestataires n’agissent que pour les finalités nécessaires au service et ne peuvent pas utiliser les données pour leurs propres finalités non autorisées. La Box d’Experts ne vend pas les données de contact de ses prospects ou clients.

9. Localisation et transferts internationaux

LABOxIA est conçue, hébergée et supportée en France. Les données du service LABOxIA, ainsi que les inscriptions et demandes envoyées depuis l’écran d’inscription et la box gratuite, sont hébergées en France (hébergeur : OVH SAS, Roubaix) et traitées au sein de l’Union européenne.

Certains services, utilisés uniquement si vous les acceptez ou si vous les ouvrez, sont fournis par des sociétés établies aux États-Unis. Ils peuvent entraîner un transfert hors de l’Union européenne de données de navigation (adresse IP, identifiants techniques, informations sur le terminal et sur le parcours) :

• Meta Platforms — pixel de mesure publicitaire, uniquement après consentement ;
• Google — balise de mesure ou de conversion publicitaire, uniquement après consentement ;
• LinkedIn — balise Insight Tag de mesure publicitaire, uniquement après consentement ;
• un agenda de prise de rendez-vous en ligne, lorsqu’il est proposé et uniquement lorsque l’utilisateur l’ouvre ; les informations saisies pour réserver sont alors traitées par ce prestataire.

Ces transferts reposent sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) pour les prestataires certifiés et, à défaut, sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. L’utilisateur peut éviter les transferts liés à la mesure d’audience et à la publicité en refusant les traceurs non essentiels, et ceux liés à l’agenda en faisant sa demande depuis la box ou par téléphone.

Si une évolution du service LABOxIA devait, à l’avenir, rendre nécessaire un transfert hors Union européenne, celui-ci serait préalablement encadré par un mécanisme reconnu par le RGPD et porté à la connaissance des Clients avant sa mise en œuvre, dans les conditions prévues par l’annexe de sous-traitance RGPD.

10. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant une durée proportionnée aux finalités poursuivies. Les durées ci-dessous constituent les règles générales applicables, sauf obligation légale, demande de suppression légitime, contentieux, preuve nécessaire ou instruction particulière du Client.

11. Cookies et traceurs

L’écran d’inscription et la box gratuite n’utilisent pas de cookie pour leur fonctionnement : votre box, vos réponses, vos choix et votre décision sur les traceurs sont mémorisés dans le stockage local de votre navigateur.

Lorsque des campagnes publicitaires sont actives, l’écran d’inscription peut charger, uniquement après votre accord donné dans le bandeau « Acceptez-vous la mesure d’audience publicitaire sur cette page ? », le pixel Meta, la balise Google et la balise LinkedIn Insight Tag, pour mesurer l’efficacité des publicités. Sans votre accord, aucun de ces traceurs n’est chargé, et le refus ne bloque l’accès à aucune fonctionnalité.

Vous pouvez revenir sur votre choix à tout moment par le lien « Mesure d’audience » en bas de l’écran d’inscription, ou en effaçant les données du site dans votre navigateur : le bandeau vous est alors proposé à nouveau.

12. Sécurité et confidentialité

La Box d’Experts met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction accidentelle ou illicite.

Ces mesures peuvent comprendre, selon les services et configurations :

• hébergement des données en France et traitement au sein de l’Union européenne ;
• contrôle des accès et gestion des rôles ;
• authentification des utilisateurs ;
• segmentation des espaces clients ;
• journalisation des actions sensibles ;
• sauvegardes et mesures de continuité ;
• sécurisation des échanges ;
• restriction des accès internes aux seules personnes habilitées ;
• surveillance et correction des vulnérabilités raisonnablement identifiées ;
• sensibilisation des équipes aux exigences de confidentialité et de sécurité.

Le Client doit également protéger ses propres accès, terminaux, réseaux, comptes utilisateurs, mots de passe et procédures internes. La sécurité de LABOxIA dépend aussi du bon paramétrage des droits par le Client et du comportement de ses utilisateurs.

13. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, les personnes concernées peuvent disposer des droits suivants, selon les cas :

• droit d’accès aux données personnelles les concernant ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l’effacement, dans les limites prévues par la loi ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d’opposition, notamment à la prospection commerciale et au suivi de la lecture de la box ;
• droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable ;
• droit de retirer leur consentement à tout moment pour les traitements fondés sur le consentement ;
• droit de définir des directives relatives au sort de leurs données après leur décès ;
• droit de ne pas faire l’objet d’une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques ou significatifs, sauf exceptions légales encadrées.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@laboxdexperts.fr ou utilisez les coordonnées publiées dans les mentions légales.

Une preuve d’identité peut être demandée lorsque cela est nécessaire pour éviter une communication frauduleuse de données personnelles. La Box d’Experts répond dans les délais prévus par la réglementation applicable.

14. Demandes exercées par les utilisateurs du Client

Lorsque la demande concerne des données importées ou traitées par un Client dans son propre espace LABOxIA, la demande doit en principe être adressée au Client, responsable de traitement. La Box d’Experts peut assister le Client, dans la mesure raisonnable et selon le cadre contractuel applicable, pour répondre à cette demande.

Exemple : lorsqu’un salarié, fournisseur, client final ou partenaire du Client souhaite exercer un droit sur des données intégrées par le Client dans LABOxIA, le Client reste l’interlocuteur principal de la personne concernée.

15. Prospection commerciale B2B

La Box d’Experts peut adresser des communications commerciales à des professionnels, prospects, clients ou partenaires lorsque ces communications sont en lien avec leur activité professionnelle ou avec les services qu’elle propose. Les e-mails qui suivent l’envoi de la box gratuite en font partie.

Chaque destinataire peut s’opposer à tout moment à la prospection commerciale en utilisant le lien de désinscription présent dans chaque message ou en écrivant à contact@laboxdexperts.fr.

La Box d’Experts s’engage à ne pas vendre les données de contact de ses prospects ou clients à des tiers à des fins de prospection indépendante.

16. Mineurs

Le site, la box gratuite et LABOxIA s’adressent aux professionnels. Ils ne sont pas destinés aux mineurs ni à un usage personnel ou familial.

Si des données relatives à des mineurs sont traitées par un Client dans son espace, le Client doit s’assurer qu’il dispose d’une base légale appropriée, que les personnes concernées sont correctement informées et que les mesures de protection adaptées sont mises en place.

17. Modification de la politique

La Box d’Experts peut modifier la présente Politique de confidentialité pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires, techniques, fonctionnelles ou organisationnelles.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de l’utilisation du service. En cas de modification substantielle, La Box d’Experts pourra informer les personnes concernées par tout moyen approprié.

18. Réclamation auprès de la CNIL

Si une personne concernée estime, après avoir contacté La Box d’Experts ou le Client responsable de traitement, que ses droits ne sont pas respectés, elle peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (cnil.fr), autorité française de protection des données personnelles.

19. Contact

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou à la présente Politique de confidentialité : contact@laboxdexperts.fr, ou les coordonnées publiées dans les mentions légales.

Les demandes doivent préciser l’objet de la demande, l’identité de la personne concernée, le contexte du traitement concerné et, lorsque cela est utile, le nom de l’entreprise cliente ou de l’espace LABOxIA concerné.